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Tribune d’Experts – Caroline Leblanc et Coline Paul – Duff & Phelps

Publié le 24-07-20

La direction juridique, l’alliée de la compliance

 

 

Caroline Leblanc, Director Compliance & Regulatory Consulting chez Duff & Phelps, possède 16 ans d’expérience, en France et au Canada, dans les domaines de la conformité réglementaire et du conseil et de l’audit des technologies de l’information. Elle dispose d’une solide expertise en criminalité financière, en protection des données à caractère personnel ainsi qu’en contrôles internes informatiques exercés sur l’information financière. Elle conseille et assiste les sociétés dans la mise en place de dispositifs de conformité.

Coline Paul est vice-présidente Compliance and Regulatory Consulting chez Duff & Phelps. Au sein de Duff & Phelps, Coline développe et met en œuvre les politiques et les procédures internes adaptées aux besoins des sociétés de gestion et des entreprises d’investissement agréées et exerçant des activités en France afin de s’assurer qu’elles sont à jour des obligations réglementaires. Elle conseille et assiste également les clients lors de missions portant sur la gestion des risques et les problématiques de valorisation, de même qu’elle les assiste dans la préparation de leurs demandes d’agrément. Avant de rejoindre Duff & Phelps, Coline a exercé pendant 10 ans au sein de l’AMF.

Duff & Phelps est une société de conseil qui aide ses clients à sécuriser, restaurer et optimiser la valeur, grâce à ses expertises en évaluation, transactions, support aux litiges et contentieux, conseil en compliance et réglementation, ainsi qu’en matière de gouvernance.

 

La pression réglementaire portée par un environnement continuellement plus exigeant pousse les autorités de supervision, telle que l’Agence française anticorruption (AFA), à conduire des contrôles de leurs assujettis de plus en plus fréquents et diversifiés. Le respect des obligations réglementaires est désormais devenu un pilier central pour les organisations, quel que soit le secteur d’activité dans lequel elles évoluent.

De fait, chaque département devient une pièce maîtresse de l’organisation à mettre en place pour répondre à un contrôle et aura un rôle prépondérant à y jouer, telles que les directions juridiques, particulièrement impliquées dans la compliance, de par leur positionnement stratégique au sein des entreprises.

La direction juridique, cheville ouvrière de la société

Le rôle assumé par la direction juridique pour ce qui a trait à l’interprétation des textes où elle peut avoir une carte à forte valeur ajoutée à jouer, surtout lorsque l’entreprise ne possède pas de fonction compliance indépendante ou simplement pas de responsable de la compliance. La direction juridique peut donc jouer un rôle de conseil interne lors de l’identification des réglementations à laquelle l’entreprise doit se conformer ou être conforme. En outre, la direction juridique peut également effectuer une veille réglementaire afin de donner à l’organisation une approche proactive pour ses enjeux de mise en conformité.

Le rôle quotidien de la direction juridique en matière de conformité

La direction juridique peut également faire office de conseil interne pour accompagner le compliance officer et les collaborateurs qui seront désignés comme responsable des projets de mise en conformité. Sans nécessairement porter le sujet de la conformité en tant que tel, la direction juridique peut aider, étant un des rares département à même de savoir vulgariser les enjeux de compliance pour les traduire en des termes plus opérationnels compréhensibles de tous, étant donné sa connaissance globale de l’entreprise et de ses activités.

De plus, de façon générale, des équipes pluridisciplinaires pourront, par exemple, être formées dans les entreprises afin de porter les différents sujets de conformité. Dans ces équipes, la direction juridique aura certainement une place à forte valeur ajoutée, qu’une fonction ou un responsable conformité existe ou non, afin de donner de la profondeur au programme de conformité.

Le rôle lors des contrôles des autorités de régulation

D’une part, puisque les directions juridiques font partie intégrante des organisations, elles peuvent donc être contrôlées pour certaines de leurs missions au même titre que les autres directions par les autorités de régulation.

D’autre part, les fonctions juridiques, considérées comme transverses et touchant à des sujets très divers pourraient participer plus indirectement lors de ces contrôles, comme support, notamment pour ce qui a trait à la chaîne d’approvisionnement de par les contrats avec les fournisseurs ou avec les autres prestataires de services.

De plus, notons qu’il est monnaie courante pour les entités contrôlées de solliciter un accompagnement par un tiers externe, rompu à cet exercice spécifique, tel un consultant ou avocat, et que dans ce schéma organisationnel la direction juridique peut se voir confier le rôle de contact principal de la part de ses dirigeants, peut-être en binôme avec le compliance officer le cas échéant.

En tout état de cause, les contrôles des autorités de supervision sont effectués dans un périmètre qui touche nécessairement les fonctions juridiques, car le thème central du contrôle mené repose systématiquement sur l’application d’une loi ou d’une réglementation. Les fonctions juridiques pourront agir à l’interne comme « conseil » afin d’améliorer la gestion des risques inhérents à un contrôle des autorités, sur des actions comme la préparation des parties prenantes devant répondre aux questions des inspecteurs ou bien sur les pièces à fournir lors des contrôles.

Suite au contrôle

Les deux mêmes rôles de « contrôlé » et de « conseil » seront présent pour la direction juridique suite au contrôle. Notamment pour la gestion du risque relié aux réponses à apporter lors d’une possible période contradictoire, pour la gestion de la relation avec les conseils externes ainsi que la préparation des éventuelles commissions de sanctions.

Suite au contrôle, si jamais des manquements étaient relevés et nécessitaient une remise en conformité, qu’il y ait décision de sanction ou simple rappel à l’ordre, la direction juridique pourra participer à la gestion de la communication aux parties prenantes internes et externes en son rôle de conseil interne et spécialiste de son organisation.

Le positionnement des directions juridiques est central lorsqu’on appréhende un contrôle dans son ensemble, que ce soit de façon proactive afin d’identifier les enjeux de conformité ou jusqu’à la gestion des conséquences d’une décision de sanction, en passant par la préparation des auditions et actes de contrôle, tels que la réponse au questionnaire de l’AFA, son contrôle sur pièces et son contrôle sur place par la suite.

Si elles y sont bien préparées, les directions juridiques sont un atout à forte valeur ajoutée pour la mise en conformité jusqu’à dans la conduite à tenir face à une mission de contrôle. Elles y porteront une double casquette, celle de l’assujetti « contrôlé », qui connaît l’activité opérationnelle de sa société et répond des missions courantes, mais également celle du « conseil » interne pour ses dirigeants et collaborateurs et devront rester attentives à ne pas mélanger leurs deux rôles pour aborder au mieux l’exercice.

 

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